A função do backoffice é tratar internamente os processos administrativos de uma empresa. No mercado financeiro, a área é uma das mais importantes para o funcionamento das gestoras e das demais instituições do mercado.
No geral, com um backoffice competente, as empresas conseguem melhorar sua capacidade de operacionalização e se diferenciar de seus concorrentes. Além disso, é comum que essa área também seja responsável por compliance.
O que é backoffice?
A tradução de backoffice corresponde ao setor “por trás do escritório”, ou seja, aquele onde não há o contato direto com o cliente. Nele, ocorrem operações de fiscalização, correção e criação de processos para que o resultado entregue ao cliente seja o melhor possível.
Portanto, qualquer departamento que sirva como suporte para o funcionamento e atendimento da empresa pode ser considerado o significado de backoffice.
Por conta disso, este setor é um dos que mais tem crescido no mercado financeiro.
Nesse caso, estão incluídos profissionais de diferentes áreas, como:
- Contabilidade;
- Recursos Humanos.
- Informática;
- Audiovisual
Ao invés do foco direto no cliente, eles possuem o objetivo de fazer a empresa atuar da melhor maneira possível. Por isso, eles se reportam aos administradores dos diferentes setores da empresa, esses responsáveis pelo front office.
Qual a diferença entre backoffice e frontoffice?
Como visto, o backoffice representa a retaguarda de uma empresa, garantindo o funcionamento pleno de todos os seus setores. Já o front office, a área do negócio que tem contato direto com o cliente, como as prestações de serviços.
Dentre elas, temos o setor de vendas, intermediação e gerenciamento de e-mails. Portanto, essas duas áreas trabalham em conjunto para garantir melhores resultados. No entanto, vale lembrar que o protagonismo do front office depende diretamente do suporte que a equipe de backoffice fornece.
No caso de instituições do mercado financeiro, o front office é responsável por realizar as operações e costuma abrigar o analista de investimentos.
Enquanto o back office financeiro fica responsável por controlar as operações realizadas pelo front office, como calcular rentabilidade, analisar risco e reportar relatórios para os gestores da empresa.
O que faz um backoffice?
Por ser uma área de cunho operacional, o backoffice não gera receita de forma direta para a empresa. No entanto, em muitos casos, ela está ligada ao gerenciamento dos custos disponíveis e desenvolvimento de soluções que diminuam os gastos do negócio.
Em um estabelecimento comercial, por exemplo, seria função do backoffice todas as atividades não relacionadas às vendas, como:
- Administração;
- Finanças;
- Estoque;
- Jurídico.
Portanto, essa área acaba se tornando um grupo extenso de funcionários responsáveis por operacionalizar o negócio de maneira eficiente. Por conta disso, muitas vezes, acabam sendo notificados de acordo com seus resultados.
Qual a importância do backoffice para as empresas?
Como dito anteriormente, o backoffice tem influência direta na qualidade dos serviços oferecidos pelo front office. Por isso, quando algum tipo de erro ocorre nessa área da empresa, diversos processos podem ser prejudicados de uma só vez.
Nesse caso, ainda seria missão desse setor identificar esses problemas e solucioná-los da melhor maneira possível.
Imagine uma loja virtual, por exemplo. Caso haja um problema com o servidor onde o site da loja está hospedado, todo o seu funcionamento seria interrompido.
Nesse momento, seria solicitada a ajuda de um profissional de backoffice (TI) para identificar o erro e ativar o e-commerce novamente.
Ou seja, além de organizar a estrutura da empresa, este setor é extremamente importante para sua manutenção.
O que é preciso para trabalhar com back office?
A área de backoffice cresceu bastante dentro do mercado financeiro ao longo dos anos. Por incluir diferentes operações, ela acaba oferecendo espaço para vários profissionais competentes e preparados.
Dessa forma, o mercado vem se apresentando grande quantidade de vagas de backoffice para quem deseja trabalhar no mercado financeiro. O assistente de backoffice é uma opção de porta de entrada para a carreira.
Para aproveitar essas oportunidades, é importante possuir um bom currículo, com certificações financeiras e especializações de acordo com a área desejada.
Mesmo sendo uma porta de entrada para diversos profissionais dessa área, os salários relativos ao backoffice podem chegar a variar entre 100 a 200 mil reais por ano.
Tipos de backoffice
Como visto até aqui, a área de backoffice possui grande importância no setor financeiro na totalidade, especialmente no sentido de desenvolver serviços realizados pelas empresas.
Todavia, o impacto desta área se dá de modo diferente em determinados contextos, isto é, tal atividade possui impacto em três tipos de atividades. São elas:
- Comercial;
- Administrativo;
- Financeiro.
Dessa forma, é útil entender separadamente como o backoffice impacta nestes contextos.
Back Office Comercial
Em suma, o backoffice comercial é a área voltada para melhorar a experiência do cliente, ou seja, este é um meio que aumenta a eficiência e facilita o processo de venda de produtos.
Por exemplo, imagine que um vendedor oferece determinado produto ao cliente, porém, aquele produto não está disponível no momento, gerando um desconforto para às duas partes.
Além disso, situações deste tipo podem fazer com que o cliente busque outras opções, fazendo a empresa perder a venda.
Todavia, caso exista a gestão de backoffice, o vendedor terá informações sobre a disponibilidade do produto, os valores, prazos, entre outros pontos importantes.
Back Office Administrativo
Assim como o próprio indica, o backoffice administrativo é aquele serviço dedicado a aprimorar as estruturas de uma empresa.
Para isso, este setor elabora pesquisas que visam o aprimoramento gerencial do negócio, fator que tende a contribuir para o desenvolvimento e expansão.
Tal trabalho é realizado com base em dados, relatórios e outras informações com potencial de causar um impacto positivo no negócio.
Não à toa, estes dados também são utilizados por quem busca o backoffice nos investimentos, isto é, investidores que consideram estes serviços antes de definir um investimento.
Assim, a área de back office administrativo pode impactar os seguintes segmentos de uma empresa:
- Melhoria e modernização de sua estrutura;
- Controle do rendimento e das férias dos funcionários;
- Acompanhamento de importantes indicadores financeiros e de satisfação, como o NPS, OKR e ROI.
Portanto, este tipo de serviço é um útil para a evolução de um negócio, impactando desde a satisfação dos funcionários, até o aumento de vendas.
Ainda vale reforçar a importância do backoffice no mercado financeiro, pois, este a existência deste serviço pode atrair investidores para o negócio.
Back Office Financeiro
Por fim, mas não menos relevante, há o backoffice financeiro.
Em suma, este serviço é a base para todos os outros, utilizado desde a concepção do projeto até o momento de expansão.
O que não é à toa, afinal, o backoffice, entre outras coisas, é responsável por fazer a empresa seguir as normas legais referentes a sua atuação.
Por exemplo, é esta área que entende qual o regime tributário que se aplica ao negócio.
Além disso, este trabalho tem impacto no controle das finanças do negócio, especialmente em questões envolvendo a saúde financeira da empresa.
Portanto, o backoffice é de grande importância para quem deseja implementar um gerenciamento de qualidade em uma empresa ou projeto.
