De fato, os dados de uma empresa são um patrimônio de grande valor. Porém, independentemente da quantidade, do formato e das suas fontes, se a organização não tiver uma Gestão de Dados eficiente, esse recurso não terá serventia.
Por isso, no artigo de hoje, falaremos sobre a Gestão de Dados, os seus benefícios e como ter uma estratégia em compliance com a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais. Confira a seguir e boa leitura!
O que é Gestão de Dados?
Gestão de Dados é o processo de coletar, validar, armazenar e garantir a segurança dos dados, ou seja, organizar.
Assim, os dados se tornam a base de uma cadeia de:
- Dado;
- Informação;
- Conhecimento;
- Sabedoria.
Dessa forma, podemos dizer que a Gestão de Dados serve para transformar os dados em informações confiáveis que podem ser usadas como fonte de conhecimento para tomar decisões com sabedoria.
Contudo, ao contrário do que muitas pessoas podem pensar, a Gestão de Dados não é responsabilidade apenas do setor de TI de uma empresa. Na verdade, ela deve ser compartilhada com todas as áreas para que seja realmente eficiente.
Assim sendo, os dados poderão ser gerenciados durante todo o seu ciclo de vida, ou seja, desde o desenvolvimento de sistemas, até as operações de negócios.
Importância da Gestão de Dados para as empresas
O maior e mais importante benefício do gerenciamento de dados é torná-los úteis para a empresa.
De fato, quando analisados fora de contexto, os dados são apenas códigos aleatórios que não geram nenhuma informação. Porém, quando bem administrados, os dados se tornam um ativo valioso para a empresa.
Por outro lado, como a maioria das empresas recebe diariamente uma grande quantidade de dados, uma boa gestão elimina a redundância de informações.
Dessa forma, é possível centralizar o seu armazenamento, processar e movimentá-la mais rapidamente. Em resultado, a empresa terá informações precisas e de confiança para guiar suas estratégias.
Além da importância administrativa, a Gestão de Dados também tem grande impacto na expansão da marca.
Quando o banco de dados é bem administrado, é mais fácil conhecer o cliente e determinar quais os melhores métodos de fidelização. Ademais, essas informações ajudarão no desenvolvimento das campanhas de marketing.
Outros benefícios da Gestão de Dados são:
- distribuição eficaz do orçamento;
- otimização de processos;
- melhor comunicação entre os setores da empresa;
- redução de riscos;
- aumento da produtividade;
- identificação de novas oportunidades.
Os perigos de não fazer o gerenciamento de dados
Por outro lado, a falta ou o mau gerenciamento de dados e informações pode ser perigoso para uma empresa.
A Gestão de Dados é um processo composto por 4 etapas:
- Coletar;
- Validar;
- Armazenar;
- Garantir a segurança.
Então, como todas as etapas estão relacionadas, deixar de cumprir uma delas pode ser ruim para a instituição, afetando o seu crescimento, retenção de clientes e comunicação.
Por exemplo, se a organização não tem um meio eficaz de coleta de dados, não será possível transformá-los em uma informação útil.
Em contrapartida, se a coleta é feita de forma correta, mas a validação de dados é ignorada, o resultado será o mesmo: falta de informações úteis. Por fim, se os dados não forem armazenados, todo o trabalho anterior será em vão.
Contudo, o maior problema surge quando a segurança de dados é ignorada. Decerto, pular essa etapa da Gestão de Dados traz riscos para sua empresa e para seus clientes.
No caso de um hacker não-ético invadir a sua rede, por exemplo, os softwares da empresa podem ser completamente danificados e, os dados pessoais dos seus clientes, expostos.
Embora todas as empresas estejam sujeitas a esse tipo de ataque, somente aquelas que têm mais falhas na sua segurança serão seriamente afetadas.
Nesse sentido, os maiores erros das empresas são: não atualizar os sistemas e configurações de segurança e não ter um programa de recuperação de desastres.
Em resumo, os riscos de não fazer o gerenciamento de dados são:
- perdas financeiras;
- fluxo de trabalho ineficiente;
- má reputação da marca;
- risco de vazamento e roubo de dados;
- pouca ou nenhuma oportunidade de expansão.
Como fazer a Gestão de Dados pessoais em compliance à LGPD?
Como já é de conhecimento da maioria dos profissionais de TI, a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) trouxe muitas mudanças à forma com que as empresas realizam o tratamento de dados.
Então, além de fazer um gerenciamento eficiente, a empresa precisará se adaptar a essas novas normas.
Antes de mais nada, para fazer a gestão de dados pessoais em compliance com a LGPD, é preciso nomear um Encarregado de proteção de dados, ou Data Protection Officer – DPO.
Esse profissional, além de ter conhecimentos de TI, precisará estar familiarizado com as leis de proteção de dados. Assim, ele poderá auxiliar a empresa a fazer a coleta, validação, armazenamento e proteção de dados de acordo com a lei.
Depois de eleger o DPO, é hora de analisar a situação atual da empresa a fim de observar os pontos que precisam ser melhorados e escolher qual a melhor estratégia e ferramentas de proteção que serão utilizadas.
Outro ponto importante abordado na LGPD é o consentimento do uso de dados. Por isso, na etapa de coleta, em alguns casos, o usuário precisa concordar que seus dados sejam utilizados, processados e armazenados.
Mesmo que não se trate de caso em que é necessário o consentimento, a empresa deve sempre informar os titulares dos dados pessoais sobre a coleta e tratamento desses dados, para que eles serão usados, por quanto tempo, etc.
Além disso, esse consentimento precisa ser documentado e estar disponível para consulta.
Por fim, em relação às estratégias de recuperação de desastres e resposta à violação de dados, a LGPD impõe que as empresas contem com um plano de resposta a essas situações, já que a existência desse plano agiliza bastante a tomada de providências caso ocorra um incidente.
Considerações finais
Como vimos, a Gestão de Dados é essencial para o sucesso de qualquer empresa. Ao seguir as etapas do gerenciamento (coletar, validar, armazenar e proteger), sua empresa continuará a expandir e fidelizar clientes.
Além disso, ao fazer as adequações exigidas pela LGPD, a Gestão de Dados será mais eficaz e segura para todos.
